Effiziente Jahresberichte und Vergütungsanträge – Von der Vorlage zur Einreichung mit KI
Jahresberichte und Vergütungsanträge gehören zu den größten Zeitfressern im Betreuungswesen. Ab 2025 zeigt sich: Wer hier auf digitale Unterstützung setzt, spart nicht nur Stunden an Verwaltungsarbeit, sondern verbessert auch die Qualität und Zuverlässigkeit seiner Arbeit.
Stundenlange Verwaltungsarbeit oder effiziente Digitalisierung – Sie haben die Wahl.
Jahresberichte: Pflicht und Belastung
Jeder Berufsbetreuer ist verpflichtet, regelmäßig Jahresberichte beim Betreuungsgericht einzureichen. Sie müssen lückenlos dokumentieren, wie Vermögen verwaltet, Gesundheitsentscheidungen getroffen und persönliche Angelegenheiten geregelt wurden.
In der Praxis bedeutet das:
- Sammeln von Belegen und Kontoauszügen
- Schriftliche Zusammenfassungen aller Maßnahmen
- Einhalten der jeweils vorgeschriebenen Berichtsvorlagen
Dieser Aufwand summiert sich – bei 40 bis 50 Klienten entstehen leicht mehrere Arbeitstage pro Jahr, die allein in Berichtspflichten fließen.
Vergütungsanträge: Komplex und fehleranfällig
Neben den Jahresberichten ist die Beantragung der Betreuervergütung ein wiederkehrendes Pflichtprogramm. Je nach Anzahl der Klienten und deren Lebenssituation kann das schnell zu einer komplexen Rechenarbeit werden. Fehler führen nicht selten zu Rückfragen oder Verzögerungen beim Amtsgericht.
Betreuer berichten regelmäßig, dass sie für die reine Erstellung eines Vergütungsantrags ein bis zwei Stunden pro Fall benötigen. Bei 50 Fällen summiert sich das auf Wochenarbeit.
Die Rolle von KI: Automatisierung und Standardisierung
Hier setzt Künstliche Intelligenz an. KI-gestützte Systeme wie Kura One übernehmen große Teile dieser Arbeit:
Automatisierte Vorlagen
KI befüllt standardisierte Berichtsformulare auf Basis bereits erfasster Daten.
Beleg- und Dokumentenerkennung
Rechnungen, Kontoauszüge und Schriftstücke werden automatisch erkannt, zugeordnet und in den Bericht integriert.
Fristenmanagement
Erinnerungen und To-Do-Listen sorgen dafür, dass kein Bericht oder Antrag verspätet eingereicht wird.
Intelligente Plausibilitätsprüfung
Die Software prüft Angaben auf Vollständigkeit und signalisiert, wenn ein Detail fehlt.
Das Ergebnis: Berichte, die früher viele Stunden dauerten, lassen sich mit KI-Unterstützung in einem Bruchteil der Zeit erstellen.
Beispiel Kura One
Wir von Kura One haben eine klare Mission: Wir wollen Berufsbetreuer von unnötiger Verwaltungsarbeit befreien. Unsere Software erstellt Jahresberichte und Vergütungsanträge fast automatisch. Mit nur wenigen Klicks werden alle relevanten Informationen gesammelt, formatiert und versandfertig vorbereitet.
"Wir bringen Betreuung endlich ins Jahr 2025 – auch in der Kommunikation mit Gerichten und Behörden."
Statt unzählige Stunden in Excel-Tabellen und Vorlagen zu investieren, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: den persönlichen Kontakt zu den Betreuten.
Fazit: Weniger Bürokratie, mehr Menschlichkeit
Jahresberichte und Vergütungsanträge werden auch in Zukunft Pflichtaufgaben bleiben. Mit KI im Betreuungswesen lassen sie sich jedoch so effizient abwickeln, dass der Beruf wieder attraktiver wird.
Kura One zeigt, dass Digitalisierung im Betreuungswesen nicht Zukunftsmusik ist, sondern gelebte Realität – zum Vorteil von Betreuern, Gerichten und vor allem den betreuten Menschen.
Die Zukunft der Verwaltung ist digital – und sie beginnt heute.